Modulo Configuración

Ruta: Módulo configuración >

(símbolo en forma de tuerca ubicado en la parte superior derecha del software)

Premisas:

Este módulo nos permite configurar y crear información de la clínica y/o consultorio que será utilizada en los diferentes módulos del software.
Existen opciones que son configurables por sede y otras que aplican a toda la clínica en general.
Solo es posible configurar un logo por clínica y debe estar en formato JPG o PNG al momento del cargue.
Los usuarios hacen parte del software, no de una sede, por lo tanto, al crear el usuario se le puede asignar el permiso a una o varias sedes al mismo tiempo.
El correo de acceso de usuario es el único dato no editable, si requiere modificarlo comuníquese por favor a través del canal de soporte técnico.
El canal de soporte esta habilitado para el usuario principal y un usuario por sede que podrá configurar en el módulo Configuración > opción Sucursales.
Al crear un nuevo usuario se enviará un correo automático para que el mismo usuario genere su contraseña para poder acceder.
Los mensajes de confirmación de cita vía WhatsApp y SMS son configurables desde el módulo Configuración > Opción Parámetros.
Todas las opciones, funciones y parámetros mencionados a continuación están a disposición del usuario principal y los usuarios que tengan el permiso configurado.

A continuación daremos la definición de cada opción que compone el módulo configuración donde podremos crear y configurar información que nos será de gran utilidad en los diferentes módulos del software

Datos básicos:

En esta opción podremos visualizar la información general de la clínica o consultorio, al entregar la cuenta se encuentra ya diligenciados estos datos con base a la información que compartió al vendedor a través del formulario, si requiere modificar algún dato puede hacerlo y después guardar cambios, en caso de requerir el cambio de los campos “Tipo de documento” y “Número de documento” debe contactarse a través del canal de soporte técnico ubicado al interior de la plataforma.

También en esta opción se encuentra el link de agendamiento online, el cual puede copiar y pegar en sus redes sociales o página web para que los pacientes puedan auto agendar sus citas vía online, para copiar el enlace podemos hacer clic en el botón verde ubicado en el lado derecho.

Logo:

En esta opción es posible cargar el logo de la clínica o consultorio para que aparezca en los documentos clínicos y administrativos que emitimos en el sistema, el logo debe estar en formato JPG o PNG.

Para realizar dicho proceso podemos hacer clic en el recuadro para buscar el archivo en las carpetas del PC ó arrastrar la imagen con clic sostenido hasta el recuadro habilitado en la plataforma, por último hacer clic en

Lista de precios:

En esta opción encontraremos tres pestañas:

: Es donde creamos los procedimientos y/o consultas a realizar dentro de la clínica o consultorio.

: Es donde creamos los Productos/Insumos de venta al público y/o para consumo interno de la clínica.

: Es donde creamos los conceptos de Pagos/Egresos administrativos que generalmente se hacen a terceros (pago arriendo, servicios públicos, proveedores, e.t.c)

Planes:

Desde esta opción es posible elaborar planes predefinidos a partir de los items cargados en la "lista de precios clínicos", estos planes podremos utilizarlos en los pacientes al momento de agregar ítems a los planes de tratamiento

1. Para crear un nuevo plan daremos clic en la opción “Nuevo plan”, ubicado en la parte superior derecha en color verde

2. Colocamos un nombre al plan, seleccionaremos la lista de precios que tomaremos como referente para crear el plan y luego damos clic en “Crear”.

3. Seleccionamos la opción en color verde de la parte superior derecha “+ Productos”

4. Podemos agregar uno o varios items, es decir, procedimientos y/o consultas de la lista de precios que conformaran el plan, primero seleccionamos la categoría, luego elegimos el item digitamos la cantidad de veces que queremos agregar el item y damos clic en "Agregar".

5. Una vez agregado los procedimientos vamos a dar clic en “Cargar” para guardar cambios.

Nota:

Al agregar una cantidad mayor a 1 le aparecerá la siguiente ventana

Procedimientos individuales: Cuando se va realizar en diferentes citas o sesiones, así el sistema desglozará de forma independiente las cantidades una a una.

Mismo procedimiento: Quiere decir que se va realizar esa cantidad de procedimientos en una sola cita o simplemente prefiere agregarlas todas en un solo item, solo varía en este caso el valor.

Consecutivos

1. Los consecutivos son aquellos que nos permiten enumerar en orden los documentos, por medio de esta opción se puede visualizar y editar el conteo o numeración de cada documento administrativo que se generan en el sistema más que todo para fines contables; Ejm: recibos de caja, egresos, nota débito, nota crédito, planes de tratamiento.

2. Para crear un nuevo consecutivo de facturación desde la opción "Nuevo consecutivo" .

3. El sistema es multifactura, quiere decir que podemos usar un consecutivo de facturación diferente para cada sucursal o consecutivo por doctor o el mismo consecutivo para todos, también se puede manejar un consecutivo para la sede y otro para el doctor al mismo tiempo, si así se requiere.

4. Desde esta opción de consecutivos también podemos realizar la sincronización para factura de venta normal, electrónica y documento soporte. Ver más de Facturación electrónica o Documento soporte.

: Nos permite saber si el consecutivo esta siendo usado actualmente o no por alguna sede o usuario.

: Presionando el icono azul

podremos saber que usuarios de tipo doctor o que sedes están usando actualmente ese consecutivo.

: El icono de editar en color azul

nos permite validar la numeración en la que se encuentra cada documento administrativo mencionado anteriormente y además realizar la sincronización de resoluciones de facturas de venta, facturas de compra y documento soporte; por otro lado el icono rojo

nos permite eliminar el consecutivo, cabe resaltar que si esta siendo usado no es posible eliminarlo, se debe desasociar primero a la sede o usuario para poder eliminarlo.

El sistema nos muestra en que consecutivo/número se encuentra actualmente el documento relacionado, también se podrá modificar manualmente

si así se desea.

Almacenes

Desde esta opción podemos crear los almacenes o bodegas que tenemos disponibles para almacenar los productos de venta al público o insumos de consumo interno, en esta opción únicamente es para crear el nombre del almacén y visualizar los ya creados, para luego ser usados en el inventario; para crear un nuevo almacén seleccionamos la opción en color verde ubicada en la parte superior derecha

colocamos el nombre de preferencia y guardamos cambios.

Categorías inventario

En esta opción crearemos las categorías que utilizaremos para clasificar los conceptos creados en "Lista de precios servicios" y para clasificar los productos e insumos del inventario al crearlos en "Lista de precios productos" ; para crear una nueva categoría seleccionamos la opción en color verde ubicada en la parte superior derecha, colocamos un nombre a la categoría y damos clic en guardar.

Sucursales

Esta opción nos permite visualizar la información de las sedes creadas en el sistema y también crear las nuevas sedes o sucursales de la clínica o consultorio.

Para editar o visualizar información de una sede ya creada seleccionamos el icono de color azul que es para editar ubicado al lado derecho en la columna "Acciones".
Para crear una nueva sucursal seleccionamos la opción ubicada en la parte superior derecha del software.
En la opción Sucursales es donde podemos asignar el usuario que tendrá el permiso para escribir mediante el canal de soporte técnico, solo es posible un usuario por sede, el campo es el último en el formulario .
En la sucursal es donde podemos asociar la lista de precios clínicos, solo es posible asociar una por sede; también el consecutivo de facturación a usar y almacenes a manejar, puede ser uno o varios.
Para eliminar una sucursal primero debe desasociar los almacenes y el stock que hay en ellos dentro de esta sede, además desasociar el permiso a los usuarios a esta sede, al igual que las agendas de los doctores en la sede, una vez se elimine esta acción no tiene reversión.

Métodos de pago

Son aquellos que usamos para relacionar en el momento de la facturación el medio de cancelación de un tercero o paciente si es en efectivo, transferencia, débito u otros medios físicos o electrónicos.

En esta opción encontrarás unos medios de pago ya pre creados por el sistema pero tienes la opción de crear los que necesites desde la opción .
También puedes deshabilitar los que requieras desde el siguiente icono ubicado en la columna acciones se podrán volver habilitar nuevamente desde la opción ubicada en la parte superior derecha.
Los medios de pago con este icono son propios del sistema y no podrán ser inhabilitados, porque determinan otras funciones importantes.

Bancos

El banco es el lugar donde se traslada el dinero recaudado en los cierres de caja para control interno, no hace referencia a un banco real o en el que se puedan hacer transacciones reales.

La ruta para crear un banco es la siguiente:

Modulo “Configuración” > Bancos.> Nuevo Banco.

Para crear el banco debemos diligenciar la siguiente información:

Nombre: nombre del banco, puede llevar el nombre de un banco real o un nombre personalizado.
Número de cuenta: es un campo opcional, solo será para manejo interno.
Medio de pago: siempre se deberá seleccionar "Efectivo", no influirá a la hora de trasladar dinero en otro medio de pago.
Valor: si se desea comenzar el banco con algún valor en especifico o desde 0.
Fecha: por defecto adoptará la fecha de creación del banco.
Descripción: texto libre, para agregar información adicional, es opcional.

Formulario de pacientes

En esta opción encontramos algunos de los campos que se diligencian al momento de crear un nuevo paciente, a través de esta opción lo que podemos hacer es configurar cuales campos serán opcionales y cuales obligatorios al momento de diligenciarlos.

Para modificar si el campo es visible o requerido solo debes encender o apagar el flag, según lo necesites y das clic en “Guardar” para que se tomen los cambios.
Los campos que tienen la palabra Norma a la derecha son aquellos obligatorios para seccional de salud, sin embargo puede apagarse el flag bajo criterio de la clínica.

Especialidades

Esta opción nos permite crear las especialidades que se manejan dentro de la clínica o consultorio, allí se crea el nombre de la especialidad y una vez creada, se asocia al usuario doctor que la maneja, esta asociación se haría desde la opción Usuarios.

Para crear una nueva especialidad seleccione la opción ubicada en la parte superior derecha .
Para editar el nombre de una especialidad ya creada seleccione el icono de editar ubicado en la columna derecha "Acciones" .
Para eliminar seleccione el icono rojo , si esta especialidad esta asociada a algún doctor no le permitirá eliminar hasta que la desasocie.

Perfiles

A través de un perfil podemos configurar los roles o permisos que se le van a otorgar a los usuarios que tendrán acceso al software; cada clínica o consultorio brindará los permisos que bajo su criterio considere necesarios, cabe resaltar que una vez se entrega la cuenta por primera vez en la capacitación ya encontrará varios perfiles creados con permisos previamente configurados, si desea puede usar estos o crear nuevos perfiles.

Pasos para crear un nuevo perfil:

Seleccionamos la opción
Colocamos un nombre al perfil, se sugiere que sea el nombre de un cargo ya que un mismo perfil se puede asignar a varios usuarios; ejemplo: Perfil auxiliar, Perfil Doctor, Perfil cajero
Encontrara una tabla a continuación con el nombre de cada función que compone el sistema, se encuentra clasificado por módulo y opción dentro de cada módulo, deberá marcar la casilla según el rol que desea activar en cada opción o en el módulo en general puede seleccionar todo por cada módulo o puede ir marcando Consultar, Crear, Editar, Eliminar, Desactivar; las casillas que no permita marcar es porque ya están configuradas por defecto o esa acción solo puede realizarla el usuario principal.
El perfil se asignará al momento de estar creando el usuario, en la opción perfiles únicamente configuramos los roles y permisos del perfil que se le asignará al usuario.

Ver más acerca de esta opción Manual Perfiles

Nota:

Por defecto el usuario principal ya tiene configurado todos los permisos, por lo tanto no se le asigna ningún perfil.

Usuarios

Los usuarios son las personas que pueden acceder al software a través de un correo y contraseña que se le otorga al momento de su creación; si la persona no esta creada como usuario no podrá acceder al sistema.

Al ingresar a la opción usuarios nos encontramos con el listado de los usuarios que se encuentran activos actualmente con el nombre, correo electrónico, teléfono, perfil que se le asigno al usuario y si es un usuario tipo doctor o no; además en la columna acciones podemos editar la información del usuario desde el icono azul o deshabilitar el usuario desde el icono en color rojo .

Como se menciona en el punto anterior los usuarios no podrán ser eliminados, pero si deshabilitados, al deshabilitar un usuario podrá crear o habilitar un nuevo usuario siempre y cuando no supere el limite de usuarios adquiridos en su plan, la lista de los usuarios deshabilitados puede validarla en la opción ubicada en la parte superior derecha
Para crear un nuevo usuario seleccione la opción
Para crear un usuario administrativo solo diligencie los datos personales del usuario en la sección y en la sección elija únicamente el tipo de perfil que le asignará al usuario de los que creo previamente en la opción "Perfiles" y además asigne una o varias sucursales trasladándolas a la columna derecha de "Seleccionadas". que son a las que le permitirá el acceso al usuario.
Si es un usuario de tipo doctor diligencie todos los campos dentro de la sección e marcando el usuario como "Es doctor" .
Si el usuario es doctor y se le marcan los campos "Es doctor" y "Puede ver lo de los otros doctores” el doctor podría visualizar todos los pacientes creados en el software, ya para manipular la historia clínica como tal él mismo deberá agregarse como doctor del paciente, si por el contrario desea que el usuario este marcado solamente como “Es doctor” deberán agregarlo como doctor del paciente desde un usuario que si tenga el acceso a la historia para que pueda ingresar.
El correo electrónico para cada usuario debe ser diferente, no se puede repetir, puede ser un correo electrónico personal o corporativo.
Una vez se guarde la información del usuario al correo electrónico con el que se registro le llegará el enlace para la generación de la contraseña, debe contener los caracteres requeridos que se explican allí.
El sistema tiene la posibilidad de crear un usuario con permisos especiales para los laboratorios o centros diagnósticos, de manera que estos puedan acceder con las credenciales que usted le otorgue y únicamente podrán digitar número de cédula del paciente y cargar documento, rx o imagen diagnostica de una forma más ágil y práctica, quedando directamente en la historia, cabe resaltar que este tipo de usuario no podrán realizar ninguna otra acción, si usted desea crear un usuario para el laboratorio o centro diagnostico marque la primera casilla si no es un usuario de este tipo por favor no marcar la casilla para evitar posibles errores.

Condiciones de pago

Las condiciones de pago hacen referencia al tiempo limite de pago pactado con un tercero para temas de pagos; ejm: 15 días, 30 días, Contado, por defecto encontraremos unas condiciones de pago ya creadas por el sistema, sin embargo puede crear las que requiera desde la opción

En esta opción solo podrá crear nuevas condiciones de pago y visualizar o editar las ya creadas, para usarlas como tal sería a través de recaudos, facturas, egresos y otros documentos manuales que se emiten en el modulo administrativo.

Parámetros

A través de esta opción podemos configurar algunas funciones que se usan en los diferentes módulos del software, esta configuración puede aplicar en algunos casos solo por Empresa o por Sede, allí mismo encontraremos cual aplica en cada caso, alguna de las funciones que podemos parametrizar son por ejemplo el formato de impresión de documentos, personalizar el mensaje de confirmación de citas vía WhatsApp y SMS, plantilla de evolución para la especialidad de ortodoncia y muchas más funciones.

Recursos físicos

En esta opción podemos crear las unidades, consultorios, cubículos o camillas que se usan para la atención de los pacientes dentro de la clínica o consultorio, es netamente creación, seleccionamos la opción

digitamos el nombre de la unidad o consultorio como deseemos llamarle, es opcional colocar una descripción y guardamos cambios; desde el módulo Administración > opción Gestión de Agenda podrá configurar el horario de doctores y de estos recursos físicos, adicional podrá asignarlos a cada profesional. Ver más

Seleccione las siguientes opciones para obtener el manual de Plantillas Doc. clínicos y Pestañas Consulta Med.

Cargas

Esta opción nos permite realizar cargue masivo de información al sistema, únicamente información de las opciones que se encuentran enlistadas allí, primero debemos descargar la plantilla de excel desde el siguiente icono

donde vamos a diligenciar los datos que se van a cargar, una vez se tenga listo el archivo se debe enviar al asesor a través del chat de soporte técnico ubicado en la parte inferior derecha de la plataforma, allí será revisado por un asesor el cual le informará si esta correcto o se debe corregir, una vez el archivo este listo para el cargue con el apoyo del asesor desde el icono

podrá cargar la información al software.

Nota:

Los cargues solo deben estar siendo usados por 1 persona al tiempo. Y al igual el cargue solo debe ejecutarse por 1 persona a la vez.

Impuestos

A través de esta opción podemos crear los impuestos que disminuirán o incrementarán el valor final de un recibo, factura u otros documentos, especificando el porcentaje, tipo de operación y tipo de impuesto a crear, como se ve a continuación en la imagen; para crear un nuevo impuesto seleccionamos la opción

diligenciamos los campos correspondientes y seleccionamos la opción "Guardar", desde el icono

podemos editar el impuesto una vez creado o desde el icono

podemos eliminar el impuesto creado.

Tarifas copago

Es la opción que nos permite crear el valor o porcentaje correspondiente al copago que debe cubrir el paciente cuando la facturación es por medio de EPS o entidades aseguradoras, allí se debe discriminar el valor según corresponda.

El nombre de la tarifa puede ser el nombre de la entidad o categoría a la que pertenece
Si la tarifa a crear será por valor fijo, activamos el flag "Tarifa con valor fijo" y a continuación especificamos la tarifa en valor que pagará el paciente, si es por porcentaje no se activa el flag y se especifica el porcentaje en el campo correspondiente.
En esta opción crearemos únicamente la tarifa que le corresponde pagar al paciente, la cual se aplicará directamente al momento de la facturación de la prestación o servicio.
las tarifas de copago pueden ser valor “0”

Catalogo de cuentas

El catálogo de cuentas es un documento que consiste en una lista ordenada de todas las cuentas o partidas que se utilizan en el registro de la contabilidad de una empresa. El listado incluye las cuentas ordenadas del activo, del pasivo, del capital contable, de los ingresos y de los gastos de la empresa.

Esta opción nos permitirá crear nuevas cuentas, dando clic en la opción
En "Pertenece a " elegimos de la lista desplegable la cuenta contable a la que pertenece la cuenta a crear.
Colocamos el nombre con el que queremos crear la cuenta.
El campo "Código de la cuenta" asociara en "Código completo" el código con el que este creado la cuenta que se elegido en "Pertenece a" y en el campo "Código de la cuenta de la derecha" puede colocar 1 o 2 dígitos según corresponda para diferenciar la cuenta de otras.
Descripción es un campo opcional.
el campo "Naturaleza" se diligencia automáticamente al elegir la cuenta en el primer campo "Pertenece a".
Una vez diligenciemos los campos seleccionamos la opción "Guardar".
Estas cuentas contables se podrán asociar en la creación de productos, servicios y procedimientos en listas de precios.

Suscripción

En esta opción se puede visualizar el detalle del plan que cada clínica o consultorio tiene contratado, especificando nombre del plan, usuarios contratados y el periodo de pago, cabe resaltar que esta opción solo la tendrá disponible el usuario principal del software.

Soporte remoto

A través de esta opción la clínica o consultorio podrá autorizar el acceso al usuario de soporte para validar información en caso de que se requiera de nuestro apoyo por algún caso especifico.

Se puede otorgar la autorización activando el flag "Soporte remoto" y además podrá establecer el limite de horas que desea brindar el acceso (máx 99h)

Nota:

La opción sale por defecto al usuario principal y al usuario que tenga asignado el acceso al chat de soporte, esta información puede verificarla en el módulo Configuración > opción Sucursales, dando clic en editar (icono azul columna acciones) en el último campo encontrará "Usuario para soporte".

Este articulo fue elaborado por el equipo de Soporte de SALUDDRIVE S.A.S, si fue de gran utilidad en el proceso ejecutado lo invitamos a dejar una manito arriba.