Documento soporte

Documento soporte

Documento Soporte


¿Qué es?

Es el documento que soporta la compra de un bien o la prestación de un servicio cuando el proveedor es un sujeto no obligado a expedir factura electrónica.

El comprador debe realizar este documento para soportar la transacción que da lugar a costos, deducciones o impuestos descontables, por medio de un documento con numeración autorizada por la DIAN.


Premisas:

  1.          El uso de esta función dentro del software no tiene ningún costo.

  1. Debe tramitar la resolución para documento soporte en MUISCA.
  2. Se debe realizar la habilitación en el ambiente de la DIAN (no se necesita realizar pruebas).
  3.  Sincronización del prefijo en el ambiente de producción de la DIAN.
  4. En el módulo “Configuración” > opción “Datos Básicos”, en el campo “Tipo de documento" debe ir “NIT” y en el campo “Número de documento” debe ir el número de cédula o nit que aparece en el rut con su respectivo guion y DV (digito de verificación) ; si el campo "Tipo de documento" no esta como "NIT" y tiene rut debe solicitar ayuda a través de la pestaña de chat ubicada en la parte inferior derecha de la plataforma en color azul eligiendo el departamento de "Soporte Saluddrive" para efectuar el cambio.
  5. El vendedor o proveedor bien sea persona natural o persona jurídica debe tener rut y debe estar creado en el módulo "Administración" > opción "Terceros" > "Nuevo tercero" , también con "Tipo de documento" NIT , número de documento, guion y DV, además de los datos que se solicitan allí para su creación, información completa en la parte inferior de este articulo.

Pasos en el ambiente de habilitación de la DIAN

1. Ingresamos a la página www.dian.gov.co
2. Temas de interés > Opción “Habilitación”
                                                                          

3. Si es persona jurídica selecciona la opción “Empresa” > opción “Representante legal” colocar tipo y número de documento de representante legal y Nit de la empresa sin DV(ver img 1); si es persona natural seleccionar la opción “Persona” se coloca tipo y número de documento del representante legal(ver img 2), luego de ingresar los datos correspondientes seleccione la opción "Entrar".
Img 1                                                                                                            Img 2
             

4. Luego de seleccionar "Entrar" la DIAN arrojará el siguiente mensaje (ver img 3) , validar por favor la ruta de acceso que envía la DIAN para continuar con el proceso, esta llegará al correo electrónico registrado en el RUT de la persona natural que se autentico en el sistema de la DIAN.
                                                                                              Img 3
                                               
el correo le llegará con la siguiente información (verimg4) dar clic en “Acceder”, se debe tener en cuenta que el acceso tiene tiempo límite de 60 min.
                                                                                                Img 4
                                                        

5.  En el apartado izquierdo encontrará el Menú principal, seleccionar por favor la opción “Registro y habilitación” > opción “Documentos electrónicos” 

                                                                           
6. Donde dice "Seleccione el tipo de documento" elegimos "Documento para no obligados a facturar"


7. A continuación veremos los siguientes campos, los cuales debemos diligenciar de la siguiente forma:
donde dice “Seleccione el modo de operación” seleccionamos “Software de un proveedor tecnológico” , en el campo “Nombre empresa proveedora” seleccionamos el proveedor “VSDC S.A.S” y en "Nombre de software" elegimos "8110266198numrotefevp" por último seleccionamos la opción “Asociar”.

                                              

8. Una vez realicemos la asociación, confirmamos en la parte inferior que nos aparezca en estado "Habilitado"
                   

9. Habiendo realizado el tramite de resolución en muisca para documento soporte y la asociación en el ambiente de habilitación de la DIAN, podemos proceder a sincronizar la numeración(resolución) con el proveedor tecnológico en el ambiente de producción de la DIAN, así: 
  1.   Accedemos a la página www.dian.gov.co  > Menú Temas de interés > Opción “Facturando electrónicamente”.
  2.  Una vez acceda como persona natural o persona jurídica, encontrará el menú principal en el apartado izquierdo, seleccionar por favor la opción "Configuración" > opción "Rangos de númeración".


  1. En el campo “Proveedor - Software” seleccionamos “VSDC S.A.S” y en el campo “Prefijo” la numeración que se tramito en muisca, por último seleccionamos la opción "Agregar" 



Aquí finalizaríamos el proceso de habilitación y sincronización en la DIAN, a continuación deberá seguir los pasos para la configuración y ejecución del documento soporte desde el software.

Configuración documento soporte desde el software

                                         

1. Ingrese al módulo “Configuración” > Consecutivos.
2. Seleccione el consecutivo en el cual desea utilizar el documento soporte a través del botón azul “Editar”, que se encuentra en la parte posterior derecha en la columna “Acciones”.

3. Encienda el Flag “Factura de compra”.

4. A continuación se hará visible el Flag “Documento soporte electrónico”, Encienda el Flag.

5. . Al activar esta opción, se mostrará un formulario con título 'Documento soporte Dian', en el campo “Número de formulario” ingrese por favor el número de la resolución que tramito en muisca y luego seleccione el icono de búsqueda  para que desde el sistema se obtenga todos los datos correspondientes. (imagen de ejemplo)
El único campo que debe diligenciar de forma manual es el campo “Nombre” en el cual puede digitar el nombre de su clínica o un texto libre que no se verá reflejado en ningún lugar del documento.


6. por último, hacer clic en el botón “Guardar” 

Requisitos del tercero

Para poder emitir un documento soporte el tercero a nombre de quien se va realizar el documento debe contar con la siguiente información diligenciada.
Para crear o modificar un tercero puede hacerlo desde el módulo “Administración” > Terceros > hacer clic en el botón verde “Nuevo tercero”, si el tercero ya se encuentra creado puede buscarlo y hacer clic en el botón azul “editar” para añadir la información.
  1. Nombre
  2. Tipo de Documento (debe ser NIT)
  3. Numero de documento con guion y DV ( como aparece en el rut)
  4. Razón social
  5. Teléfono
  6. País de domicilio
  7. Ciudad de domicilio
  8. Dirección
  9. Código postal (debe contener 6 digitos)
  10. Correo electrónico
  11. Identificador de procedencia
  12. Tipo de persona

· 

        Creación del Documento soporte

1. Ruta para emitir el documento soporte

Modulo “Administración” > Facturación > Factura de Compra > Nueva factura compra.

   >  

2. 

Dentro del formulario de facturas de compra, debe activar la opción "Documento soporte dian", ya que si crea una factura con esta opción inactiva se creará una factura de compra.

                 

3. Ingrese los datos del tercero (recuerde validar que el tercero cuente con los requisitos de información necesarios para emitir el documento soporte).



4. 
Haga clic en el botón “Nuevo concepto” 
5. Diligenciar la información acerca del concepto por el cual se va a emitir el documento soporte, después seleccione el botón “Agregar”.
                          
Nota:

·         Los campos marcados con asterisco “*” son campos obligatorios para agregar el concepto.

6. Una vez agregado el concepto aparecerá listado, puede generar un documento soporte por uno o varios conceptos.

7. En la parte inferior derecha del formulario encontrara el botón “Guardar” haga clic en el para finalizar el proceso. 

Anular Documento soporte

1. Ruta para anular el documento soporte:

Modulo “Administración” > opción Facturación > Factura de Compra > filtrar por la fecha en la cual se emitió el documento > hacer clic en el botón “Buscar”


2. 

una vez relacione el documento a anular seleccione los 3 puntos que se encuentran del lado derecho donde aparece el registro del documento.


3. Seleccione el botón rojo “Anular”.



Nota:
Una vez anulado el Documento soporte el software de forma automática generará una “Nota Crédito” la cual podrá encontrar en la siguiente ruta: Modulo  Administración > Facturación > Nota Crédito.·        

    

Este articulo fue elaborado por el equipo de Soporte de SALUDDRIVE S.A.S, si fue de gran utilidad en el proceso ejecutado lo invitamos a dejar una manito arriba.