Registro facturación electrónica

Registro facturación electrónica

PASOS PARA REGISTRO Y HABILITACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA

Premisas:
- Para usar la función de facturación electrónica dentro del software, primero deberá estar incluida en su plan, si tiene inquietudes acerca del plan que adquirió o requiere incluirla puede solicitar ayuda a través de la pestaña de chat ubicada en la parte inferior derecha de la plataforma en color azul eligiendo el departamento de "Suscripción".
- Se sugiere primero tramitar la numeración electrónica en MUISCA, debido a que una vez el proceso de pruebas en el ambiente de habilitación sea exitoso deberá asociar la numeración autorizada y de no estar tramitada aún esta puede tardar un tiempo estimado en aparecer y no podrá asociar el prefijo de inmediato.
- Sugerimos acompañamiento por parte del contador, revisor fiscal o persona a cargo de este proceso en caso de que se presente alguna inconsistencia en la página de la DIAN.
- La clínica o consultorio en compañía de su contador(a) es quien deberá tramitar la información que se requiera en MUISCA y en los ambientes de habilitación y producción de la DIAN, posterior a esto asociando dicha información en el software como se explica a continuación.

1. Ingresamos a la página www.dian.gov.co
2. Temas de interés > menú “Factura electrónica” > opción “Habilitación”
                                                                     


3. Si es persona jurídica selecciona la opción “Empresa” > opción “Representante legal” colocar tipo y número de documento de representante legal y Nit de la empresa sin DV(ver img 1); si es persona natural seleccionar la opción “Persona” se coloca tipo y número de documento del representante legal(ver img 2), luego de ingresar los datos correspondientes seleccione la opción "Entrar".
Img 1                                                                                         Img 2
               

4.  Luego de seleccionar "Entrar" la DIAN arrojará el siguiente mensaje (ver img 3) , validar por favor la ruta de acceso que envía la DIAN para continuar con el proceso, esta llegará al correo electrónico registrado en el RUT de la persona natural que se autentico en el sistema de la DIAN.
                                                                                                                                       
                                                       
el correo le llegará con la siguiente información (verimg) dar clic en “Acceder”, se debe tener en cuenta que el acceso tiene tiempo límite de 60 min.
                                                      
                


5.  En el apartado izquierdo encontrará el Menú principal, seleccionar por favor la opción “Registro y habilitación” > opción “Documentos electrónicos” . (ver img)
                                                                  
                                                                  

6. Vamos a ver a continuación el siguiente recuadro, seleccionamos la opción "Factura electrónica"
       

                                                            

7. Seleccionamos en la parte inferior izquierda la opción“Configurar modos de operación” 
                                                                                                                               

                                                              


8. En el campo “Seleccione el modo de operación” seleccionamos “Software de un proveedor tecnológico” y en el campo “Nombre empresa proveedora” seleccionamos el penúltimo proveedor de la lista “VSDC S.A.S” por último seleccionamos “Asociar”  (ver img) 
                           
                                                                                                                  

9. En la parte inferior encontrará el proveedor que acabo de asociar el cual estará en estado “en proceso” hasta que se realicen las pruebas, en la columna “Acciones” (esquina derecha) seleccionamos el icono que dice “Detalle set de pruebas” resaltado en color amarillo en la imagen.  (ver img)
                                                                                                       


10. Copiar el TestSetId (dato resaltado en color amarillo en la imagen).
                         
                                                                                   
                 


11. Entramos al software e ingresamos al módulo "Configuración" > opción "Consecutivos" , en el consecutivo que se requiere asociar la facturación electrónica seleccionar el icono en color azul de editar  ubicado en la esquina derecha de la columna "Acciones" .



12. Una vez ingresemos allí, bajamos hasta el final y activamos únicamente el flag "Facturación electrónica" pegando el TestSetId que copiamos en la DIAN en el campo "TestId suministrado por la DIAN"  y por último damos clic en la opción "Guardar"

     
 

13. Debemos esperar que termine de cargar por favor, aunque en ocasiones es inmediato, si el mensaje es exitoso puede continuar con el siguiente paso plasmado abajo "ASOCIACIÓN DE RANGOS DE NUMERACIÓN - PREFIJOS" , de lo contrario, debe esperar por favor que llegue la notificación de confirmación o rechazo al correo electrónico del usuario principal registrado en el software, si no le ha llegado en 3h por favor comunicarse al chat habilitado para el soporte seleccionando el departamento "Soporte técnico".    


Notas:

  1. El TestSetId debe ser ejecutado el mismo día que se genera en el ambiente de habilitación de la DIAN, ya que tiene 1 día de vigencia, de no ser así deberá eliminarse la asociación del proveedor desde el ambiente de habilitación de la DIAN nuevamente y volver a realizarse (pasos anteriores).
  2. En caso de no ser exitosas las pruebas, debe ingresar nuevamente a la opción “Habilitación” eliminando la asociación con el proveedor realizando el proceso nuevamente como se explica en el punto 7  generando así un nuevo TestSetid


ASOCIACIÓN RANGOS DE NUMERACIÓN - PREFIJOS
APLICA POR PRIMERA VEZ Y ACTUALIZACIÓN


Una vez notificado de que las pruebas fueron exitosas, deberá ingresar al ambiente de producción de la DIAN para asociar el prefijo ingresando a la  página  www.dian.gov.co

Pasos:
  1.  En temas de interés > menú “Factura electrónica” > opción “Facturando electrónicamente”                                                  
  2. Una vez acceda como persona natural o persona jurídica (Puntos 3 y 4), encontrará el menú principal en el apartado izquierdo, seleccionar por favor la opción "Configuración" > opción "Rangos de númeración" (ver img)
                                    
  1.  En el campo “Proveedor - Software” seleccionamos “VSDC S.A.S” y en el campo “Prefijo” la  numeración que se tramito en muisca> después opción “Agregar”                                                                                                                                                                                           

  1. Una vez asocie el prefijo o rangos de numeración en el ambiente de producción de la DIAN, diríjase nuevamente por favor al software al módulo "Configuración" > opción "Consecutivos" , en el consecutivo que se requiere asociar la facturación electrónica seleccionar el icono en color azul de editar  ubicado en la esquina derecha de la columna "Acciones".
  1. Una vez ingresemos allí, bajamos hasta el final y activamos únicamente el flag "Facturación electrónica" seleccionando "Si, seguro" para la activación de medios de pago de la DIAN, luego se desprenderán unos campos a continuación, únicamente ingrese por favor el número de formulario en el campo "Número formulario" y dele clic en el icono de color verde ubicado a la derecha . 
  1. El número de formulario lo puedes encontrar en el PDF que contiene los datos de la resolución tramitada en MUISCA.
                        
               
                       

  1. En la sección "Facturación- Datos generales" especifique el tipo de facturación que desea manejar para la emisión de la factura (a continuación encontrara la explicación a detalle)
                           

  1. Después de realizados los pasos anteriores, por favor verificar que todos los datos que se llenaron automáticamente estén correctos y coincidan con la información del PDF que contiene los datos de la resolución, si es correcta, por último seleccione la opción "Guardar".

             

Datos importantes a tener en cuenta una vez sincronizada la facturación electrónica en el software

  1.  El sistema seguirá arrojando recibo de caja además de la factura de venta electrónica, puesto que el recibo es lo que genera movimiento dentro del flujo de caja y la factura de venta es únicamente un documento legal asociado que acompaña el recibo.
  2.  En el software se puede configurar la emisión de la factura electrónica de dos formas:  Por abono y manual. Sección "Facturación- Datos generales"                        
                          

Facturación por abono: Este tipo de facturación genera recibo de caja y factura de forma automática cada vez que se reciba un abono.
Facturación manual: Por otro lado el tipo de facturación manual genera inicialmente un recibo de caja únicamente y en el momento que se requiera emitir la factura se deberá seleccionar el recibo generado y darle clic en la opción "Generar factura", esto puede hacerse desde la historia clínica del paciente en la opción "Histórico de pagos" o también desde el módulo Administración > opción "Facturación" < opción "Recibo de caja" seleccionando el recibo.
- La selección del tipo de facturación la hará el asesor al sincronizar la información en el software, usted debe indicarle cual desea manejar, sin embargo usted podrá editar el tipo de facturación en cualquier momento si así lo requiere, la ruta para hacerlo es módulo "Configuración" > opción "Consecutivos", seleccionar el icono de editar ubicado en la esquina posterior derecha en color azul (ver img 1) en la parte inferior de la página que se abrirá a continuación encontrará el campo "Tipo de facturación" (ver img 2).
                                                                      Img 1             
                                                                     
                                                                     Img 2  
                                                                    

  1. Para emitir una factura electrónica bien sea a persona natural o persona jurídica es indispensable llenar los campos en asterisco que solicita el software, sin embargo dejamos la información de cuales son los datos obligatorios que exige la DIAN para que la factura se emita correctamente, además de los que ya están establecidos en la plataforma.
1. Nombre completo o si es persona jurídica llenar el campo "Nombre" con el nombre de la empresa y el campo "Razón social".
2.Tipo y número de documento si el tipo de documento es nit debe ir con guión y DV.
3.Dirección, País, Ciudad, Teléfono, correo electrónico, Identificador de procedencia, tipo de persona.
Nota:
  1. En caso de no tener teléfono puede colocarse una linea celular del contacto o de un contacto responsable al igual el correo electrónico.
  2.  El identificador de procedencia es si es residente colombiano o no.
  3.  Si estos datos mencionados anteriormente no los tiene con asterisco de obligatorio le sugerimos ingresar al modulo de "Configuración" > opción "Formulario de pacientes" y en el campo que requiera activar como obligatorio encender el flag "Es visible" y "Es requerido" (ver img)
                                                 

                                                 


ERRORES DE FACTURACIÓN

  1.  En caso de rechazo por parte de la DIAN al emitir la factura o que al intentar emitirla no la haya arrojado, dirigirse al módulo "Reportes" < opción "Más reportes" > opción "Log de errores de facturación" (ver img) allí encontrara el motivo por el cual la DIAN rechazo el documento, realizar la corrección que indica la primera línea, en caso de que el mensaje no sea claro, puede contactarse al chat de soporte, seleccionando el departamento de "Soporte técnico" el asesor a cargo le dará las indicaciones pertinentes.                                                   
                                                             
                                                                  




               
Este articulo fue elaborado por el equipo de Soporte de SALUDDRIVE S.A.S, si fue de gran utilidad en el proceso ejecutado lo invitamos a dejar una manito arriba.