Registrar Egresos / Pagos / Compras

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Ruta de acceso: Módulo "Administración" > Facturación > Pagos

¿Qué es un egreso?

Es la salida de dinero que se lleva a cabo por la adquisición de un producto, bien o servicio; también llamado gasto, pago o compra.

Premisas:
  1. Para poder realizar un egreso primero se debe crear el tercero que es la persona natural o jurídica a quien irá dirigido el pago, la ruta para hacerlo es modulo “Administración” > opción Terceros >Nuevo tercero.
  2. Se pueden realizar pagos manuales y también integrarlos con el inventario para que se añadan al inventario las cantidades recibidas del producto o insumo una vez efectuado el pago al proveedor deseado.
  3. Para realizar egresos integrados con el inventario, primero se debe haber creado el concepto del pago desde la "Lista de precios servicios" o el producto o insumo desde "Lista de previos productos" Módulo Configuración > Opción Lista de precios > Lista de precios servicios o lista de precios productos, para egresos manuales no es indispensable tener creado el concepto, solo si se desea guardarlo predeterminadamente sin tener que digitarlo de forma manual.


Egreso manual

Ruta Modulo “Administración” > Facturación > Pagos.

1. Seleccionar el botón verde ubicado en la parte superior derecha “Nuevo Pago”  
2. Diligenciar los siguientes campos del formulario en la sección "Información empresa"

                                     

  1. Fecha: por defecto traerá la fecha actual de emisión, sin embargo se puede editar.
  1. Doctor: dado el caso de que se maneje consecutivo de facturación por doctor, se elige el doctor del que se consumirá el consecutivo, en caso de que los consecutivos se manejen por sede o sucursal, escogeremos la opción “seleccione” que aparece de forma predeterminada.
  1. Banco o caja: seleccionar el banco o caja de donde se descontará el dinero del egreso.


3.  Diligenciar los campos del formulario en la sección “Datos tercero”.
                               

Tercero: Persona natural o jurídica a quien irá dirigido el pago, en caso de que el tercero aun no haya sido creado en el sistema podemos crearlo a través del siguiente icono. 
Condición de pago: tiempo limite de pago pactado ejm: 15 días, 30 días, contado.
Medio de pago: si el pago se va realizar en efectivo o medios de pago electrónicos.

Nota:
En la opción "Condición de pago" y "Medio de pago" aparecerá la lista desplegable con las opciones creadas en el módulo "Configuración" > opción "Condiciones de pago" o "Métodos de pago" según sea el caso.

4. Seleccionar el botón verde “Nuevo concepto”. , al dar clic se abrirá la siguiente ventana, es obligatorio diligenciar los campos con (*) , los demás son opcionales.
                              

  1. Concepto: diligenciar el concepto por el cual se va a realizar el egreso, se pueden agregar uno o varios conceptos.
  2. Descripción (opcional) : Permite agregar información más detallada acerca del concepto.
  3. Cantidad: valor que incrementa o disminuye con respecto al precio unitario.
  4. Precio unitario: Valor del concepto.
  5. Impuesto (opcional) : podemos seleccionar los impuestos creados en el sistema para aplicarlos al egreso, la ruta para crear los impuestos es modulo “configuración” > opción impuestos > Nuevo impuesto.
Una vez diligenciados los datos anteriores, se listarán los conceptos agregados con su respectiva información, así:
          

5. En la sección "Observaciones" , ubicada en la parte inferior de la página, puede agregar información adicional que requiera incluir dentro del documento a emitir, es opcional.
                                         
Para finalizar y generar el egreso deberá selección la opción    ubicada en la parte superior e inferior derecha del formulario.


Reporte de pagos/egresos

1. Puede hacerlo desde el módulo "Administración" > opción Facturación > Pagos, filtrando en "Fecha inicial" y "Fecha final" por el rango de fecha en que requiere arrojar la información y seleccionando la opción "Buscar"

                             

2. Puede también acceder al módulo "Reportes" > Reporte de facturación , allí puede filtrar por "Fecha inicial" y "Fecha final"  eligiendo el rango de tiempo en que requiere la información, "Oficina", "Tipo de movimiento" elegir "Egreso" y puede dejar el campo "Doctor" en seleccione para que arroje toda la información o elegir un doctor en especifico según sea el caso, por último seleccione la opción "Buscar", este informe puede exportarlo a excel desde el icono .
                         


Anulación de egresos

1. Ingresar al modulo Administración > opción Facturación > Pagos.
2. Filtrar por el rango de tiempo en el cual se genero el egreso y hacer clic en “Buscar”.
             
3. Una vez relacionado el egreso que se desea anular, seleccionar el icono rojo ubicado en la parte lateral derecha de la columna "Acciones"  .
         

4. Seleccionar el banco o caja a donde retornaría el dinero del egreso, indicar el motivo de anulación y hacer clic en el botón verde “Anular”.
                                         

Integración de pagos con inventario

La integración de los egresos con el inventario, nos permitirá realizar el pago por los insumos o productos adquiridos al proveedor deseado y a su vez agregar las cantidades recibidas al inventario.
1. Ingresar al módulo Configuración > opción Parámetros, en la parte inferior del formulario activar el flag “Integrar pagos con el inventario”.
                                                             
2. Ingresar al módulo Configuración > opción Categorías inventario > Nueva categoría. Desde allí debemos crear el nombre de una categoría para clasificar los egresos y productos/insumos al momento de crearlos Ejm: Egresos fijos, Egresos variables, productos de manejo interno, et.c.
3. Para generar egresos o pagos integrados con el inventario solo podremos generar los egresos por los conceptos que se encuentren creados en  “Lista de precios servicios” y "Lista de precios productos".
4. La ruta para crear nuevos productos o insumos es a través del módulo Configuración > Lista de precios > Lista de precios productos> Nuevo producto, también desde el módulo Administración > opción Inventario > opción Productos > Nuevo producto y la ruta para crear conceptos de servicios es módulo Configuración > Lista de precios > Lista de precios servicios > Nuevo servicio, los campos en asterisco es obligatorio diligenciarlos, los demás son opcionales y únicamente si se cuenta con la información.
5. Para que el producto/insumo creado aparezca en la opción "Nuevo concepto" a la hora de realizar el egreso, se deberá primero haber asociado el producto/insumo al menos a un almacén que maneje la sede actual, para más información de como asociar el almacén a un producto/insumo le sugerimos ver el Manual de inventario
6. Una vez creada la información del punto 1 al 4 , para generar el egreso se repite la ruta e información plasmada en egresos manuales, lo único que cambia es la opción "Nuevo concepto" los cuales deberán estar creados previamente como se explica en los puntos anteriores.

Este articulo fue elaborado por el equipo de Soporte de SALUDDRIVE S.A.S, si fue de gran utilidad en el proceso ejecutado lo invitamos a dejar una manito arriba.