Ruta de acceso:   Modulo “Administración” > Inventario

Qué es ?

Mediante este módulo en el sistema podemos llevar a cabo todo el manejo de los recursos tangibles e intangibles de la clínica y/o consultorio (bienes y servicios).

1.         El módulo de inventario presenta un seria de ayudas en las cuales, al ubicar el puntero del mouse sobre cada una de las opciones del módulo, se desplegará un aviso con la información acerca de los procesos a realizar en dicha opción.
   

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3. Para el manejo de inventario primero es necesario tener creados los almacenes.
4. Para crear un insumo y/o producto en el inventario es necesario en primera instancia tener creadas las categorías del inventario.                                                          
   
5. Los campos que manejan este icono  tienen un sistema de ayudas, al ubicarse en él automáticamente se desplegará un aviso mostrando la información acerca de la función del campo.

Almacenes

Son las bodegas donde se pueden almacenar los insumos y/o productos, en el sistema se pueden crear múltiples almacenes para manejo y control del inventario.

1. La ruta para crear un “Almacén” es: Modulo “Configuración” > Almacenes > Nuevo almacén. Una vez creado un almacén para poder hacer uso de el debe ser asociado a la sucursal en la cual va a ser utilizado.
   

1. Para asociar un almacén a una sucursal debe ingresar al módulo “Configuración” > Sucursales > ingresar a la sucursal a través del botón azul “Editar” ubicado en la parte posterior derecha columna “Acciones”.
   
   
2. Una vez ingrese en el formulario, debe dirigirse al campo “Almacenes” trasladar al lado derecho “Almacenes seleccionados” los almacenes que desee utilizar en la sucursal en la cual se encuentra realizando el proceso.
   
   
   

Categorías inventario

Desde esta opción podemos crear clasificaciones que se deben agregar a un insumo y/o producto, por ejemplo “Consumo interno”, “Venta al público”.

La ruta para realizar el proceso es modulo "Configuración" > Categorías Inventario > Nueva categoría.

1. Antes de crear un insumo y/o producto, es necesario tener creada las categorías de inventario, dado que para crear el concepto en el sistema este debe tener una categoría que lo asocie.
   

Crear un producto en el inventario

 Para crear un insumo y/o producto en el inventario dentro del sistema contara con 2 rutas para realizar el proceso.

1. Modulo “Configuración” > Lista de precios > Lista de Precios productos > Nuevo Producto.
   

Modulo “Administración” > Inventario > Productos > Nuevo producto

Una vez seleccionamos la opción “Nuevo producto” se realizará la apertura de un formulario donde indicaremos la información del producto que deseamos crear. Para crear el producto es necesario diligenciar los campos que se encuentran marcados con asterisco “*” los cuales son datos obligatorios, los demás campos son opcionales.
Los campos obligatorios son los siguientes:
Nombre: indicaremos el nombre del producto o insumo.
Categoría: Seleccionamos una de las categorías del inventario que se encuentren previamente agregadas en el modulo “Configuración” > Categorías Inventario.
Precio de compra: podemos agregar un precio de compra del insumo o producto, es posible deja el valor como 0$.

1. Activamos el flag “¿Es inventariable?” si el insumo y/o producto que se esta creando se requiere incluir en el inventario para llevar un control de stock, lo cual nos ayuda a que el sistema de alertas cuando el ítem esté en el mínimo establecido para acabarse el producto en el inventario.
   
2.  Una vez creado el producto para poder realizar una correcta gestión del mismo dentro del inventario es necesario agregar “Factor de conversión” e indicar la información del Stock.
   

1.          Visualizaremos el siguiente formulario donde podremos crear el factor de conversión.

   
   

   Nombre: Indicar un nombre representativo para especificar por cada unidad de entrada a cuantas unidades de salida o consumo equivale. Ejemplo (Cajax30 puede significar que esta caja contiene 30 unidades)

    Factor Base: Este número representa para este factor de conversión el número con el cual se recibirá las unidades de entrada (2 cajas, 1 bolsa, 3 paquetes) solo permite ingresar valores numéricos.

    Unidad de entrada: Abreviatura para la unidad de entrada (caja = Cj, paquete = paq).

    Factor de conversión: Indica por cada unidad de entrada, cuantas unidades de salida o consumo llegarán. Solo se pueden ingresar números.

    Unidad de salida: abreviatura para la unidad de salida (Unidad= Und).

2.       Por último, guardaremos los cambios, haciendo clic en el botón verde “Guardar”.
   A continuación, encontraremos un ejemplo de cómo diligenciar el factor de conversión.
   
   

• Una vez creado el factor de conversión podremos editarlo si es necesario ingresando al producto, buscar la tabla del Factor de conversión y hacer clic en el botón azul “Editar”.
  
  

• Para eliminar el factor de conversión podremos hacerlo a través del botón de la caneca roja “Eliminar” ubicado en la parte posterior derecha.

Indicar el stock mínimo y máximo del producto

1. Una vez creado el insumo y/o producto en la parte inferior del formulario encontraremos una tabla donde podremos indicar el stock mínimo y máximo por cada almacén.
   
2. Seleccionar el almacén a usar a través de una lista desplegable de los almacenes disponibles para utilizar en la sucursal, luego hacer clic en el botón verde “Añadir”.
   
   

1.          Diligenciaremos los campos de la tabla para especificar el stock actual, stock mínimo, stock máximo, indicar si el producto es vendible, indicar el precio de venta y si se aplica algún impuesto.
   
   Hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte superior derecha o en la parte inferior derecha para almacenar en el sistema toda la información agregada en el insumo y/o producto.
   
   Luego de crear un insumo y/o producto, procederemos a visualizar las demás opciones que encontramos dentro del módulo inventario.
   
   
   
   

1.         Seleccionar el almacén a usar desde la lista desplegable, luego hacer clic en el botón verde “Aceptar”.  
   

1.      Buscamos el proveedor del ítem, en caso de que el ítem no tenga todavía un proveedor asociado lo buscamos por todos los proveedores y oprimimos el botón cargar.
   
   

Pagar orden de compra

1. Para poder recibir el insumo y/o producto es necesario primero pagar la orden de compra, Buscamos la orden de compra que deseamos realizar dentro de la tabla y seleccionamos el botón verde “Pagar” ubicado en la parte posterior derecha columna “Acciones”.
   
2. Diligenciar los datos del formulario, para poder realizar la orden de compra. Debemos indicar de que banco o caja se realizara el “Egreso”, el medio y condición de pago, los demás campos aparecerán cargados con la información correspondiente a la orden de compra, luego hacer clic en el botón “Guardar” ubicado en la parte superior derecha o en la parte inferior derecha”.
   
   
   
   

Recepción de insumo y/o producto

1. Una vez generada la orden de compra ingresamos nuevamente al módulo Administración > Inventario > Recepción producto, el botón azul “recibir” ubicado en la parte posterior derecha se encontrará habilitado para realizar la recepción del producto haremos clic sobre este botón.
   
2. Se abrirá una ventana donde podremos especificar el lote o los lotes que vamos a recibir del producto, así como la cantidad por cada lote, podremos indicar también la fecha de vencimiento de cada lote.
   

   
   
3. Hacer clic en el botón verde “Recibir” para finalizar el proceso.  

Anular orden de compra

Desde el siguiente botón ubicado en la parte posterior derecha en la columna “Acciones” podremos realizar la anulación de una orden de compra 

Salida de producto

1. Seleccionamos el almacén a usar, luego hacer clic en el botón verde “Aceptar”.
   
2. Seleccionamos el producto y el lote al cual se le dará salida.
   
3. Diligenciaremos el formulario “Detalle” para especificar la cantidad a restar.
   
   
   Solo el campo “Cantidad” es obligatorio, los demás campos son opcionales.
   

4. Luego hacer clic en el botón verde “Guardar”.
   

1. Seleccione el “Almacén a usar” desde la lista desplegable luego haga clic en el botón verde “Aceptar”.
   
2. Visualizara la siguiente tabla con el listado de productos, con su respectiva cantidad por lote, factor de conversión, precio unitario, valorado en, precio de compra, fecha de vencimiento entre otros campos que encontraremos como columnas dentro de la tabla.
   
   
   

   En la parte inferior de la tabla encontraremos una barra de desplazamiento para visualizar la información de cada una de las columnas de la tabla.
   

3. Desde el siguiente icono ubicado en la columna “Ajuste” podemos realizar un ajuste en la cantidad del producto por un lote en específico, a través del siguiente formulario, indicando si el ajuste se va realizar en “positivo” o “negativo” (sumar o restar cantidad al producto), especificar la “Cantidad” y añadir una “Nota aclaratoria” al ajuste.
   

Semaforización

El sistema cuenta con semaforización para el manejo del stock actual y la fecha de vencimiento del ítem.
Semaforización para stock
 El círculo Verde indica que el stock de ese ítem en ese momento se encuentra en su punto máximo.
 El círculo Amarillo indica que el stock de ese ítem en ese momento se encuentra en un punto medio.
 El círculo Rojo indica que el stock de ese ítem en ese momento se encuentra en su punto mínimo por lo que alerta que el producto está por agotarse en el inventario.

Semaforización por fecha de vencimiento
 El circulo verde indica que faltan mas de 180  días para que se cumpla la fecha de vencimiento.
 El circulo  amarillo indica que faltan de 91 a 180 días para que se cumpla la fecha de vencimiento.
 El circulo rojo indica que faltan 90 días o menos para que se cumpla la fecha de vencimiento.

En el icono de la campana ubicado en la parte superior derecha   encontraremos las notificaciones de todos los ítems que se encuentren con unidades vencidas o con su stock en el mínimo.

Listado de movimientos

1. Seleccione el “Almacén a usar” desde la lista desplegable luego haga clic en el botón verde “Aceptar”.
   
2. Podrá visualizar la siguiente tabla con la información acerca de los movimientos realizados en el inventario, si desea puede exportar la tabla a Excel a través del siguiente icono  .
   

Ajustes de inventario