Agenda / Asignación de citas / Reporte agenda / Vistas
Agenda
Ruta: Menú principal - Módulo Agenda.
La
agenda es el módulo que nos permite realizar la creación de citas en una fecha y hora determinada, asignando el paciente con un profesional y en un recurso físico para la atención.
Premisas:
- Para que la agenda funcione correctamente primero se
deben configurar los horarios de atención de cada especialista y del recurso
físico (Consultorio, unidad, cama, cubículo). Este proceso se puede realizar a
través de la ruta Administración > Gestión de agenda. Más información en el siguiente link. (Ver más).
- En un mismo recurso físico no es posible agendar dos pacientes a la misma hora, se podría a la misma hora siempre y cuando sea en recursos físicos diferentes.
- Para que el profesional pueda atender varios pacientes a la misma
hora desde diferentes recursos, primero debe ingresar a la opción “Gestión de agenda” ruta
mencionada en el primer punto y tener configurado que puede atender en
múltiples espacios. (Ver más).
- Si requiere que un profesional no vea la agenda de otros
profesionales, debe dirigirse el módulo Configuración > opción “Usuarios”, seleccionar la
opción editar (icono en color azul) y se debe desmarcar el campo 'Puede ver todo lo de otros doctores'.
Asignar nueva cita
Se puede asignar una cita desde cualquiera de las vistas de la agenda, de la siguiente manera:
- Seleccione la opción “Nueva cita” ubicada en la parte superior derecha
- Si el paciente ya esta creado, en el campo “Paciente”
realice el filtro por nombres y/o apellidos o número de documento
- El campo “Buscar Profesionales” nos permite validar los profesionales que han sido asignados al paciente, también desde allí se pueden ver las
últimas citas que fueron programadas a el paciente.
- Hacer clic en el botón azul “Adelante” que se encuentra ubicado en la
parte inferior derecha
- Seleccione los campos del lado izquierdo para realizar
la asignación de la cita, diligenciando los campos “Sucursal” (si maneja
varias) , Especialidad, Profesional, Espacio físico y Duración)
- "Agendamiento Rápido" Al activar esta opción podrá obtener las 10 citas más cercanas para agendar al paciente, filtrando por el rango de fecha que necesita, fecha inicial y fecha final, completa las opciones del lado izquierdo con * y da clic en buscar, donde le trae la información de esas 10 citas y al seleccionar el espacio, agenda la cita del botón azul del lado derecho en la columna "Acciones"
- El campo “Ítems lista de precios” es para elegir el servicio (procedimiento o consulta) para el que se esta solicitando la cita, no es un campo obligatorio es un campo opcional, siempre y cuando se haya configurado previamente desde el módulo Configuración> Lista de precios> Lista de precios clínicos marcándole a cada ítem el flag “Ver en agenda”, llenando también el campo “Nombre en la agenda” y “Duración”
- "Duración" en esta opción podemos modificar el tiempo de la cita, si dura más o menos tiempo, elegimos el tiempo que se encuentra en minutos y automáticamente se actualiza el tiempo en la agenda para esa cita en especifico
- En la opción "Entidad" es un campo opcional donde vamos a poder seleccionar los terceros que tengamos en creados en el sistema que sean entidades administradoras en salud
- En la parte inferior puede elegir si es una “Valoración”
o un “Control”
- Al elegir la fecha y hora de la cita, en la parte
inferior izquierda encontraremos un campo llamado “Enviar correo” que se encuentra de manera predeterminada activo en el sistema, pero
puede desmarcarlo si así lo desea, este envió de mensaje vía correo electrónico es la notificación de la
cita asignada
- Por último para que la cita quede agendada, hacer clic en
el botón “Guardar” parte inferior derecha
Información importante:
* Los pacientes que no estén creados en el sistema pueden ser agendados de forma rápida en la
agenda desde el campo “Nuevo paciente”
diligenciando una cantidad mínima de información, sin embargo, al paciente
creado desde esta opción solo le permitirá realizarle agendamiento de citas,
para diligenciar la historia clínica debe terminar de completar los datos en
el momento que lo requiera y ya la otra forma habitual de crear un paciente con
toda la información completa es desde el módulo Pacientes > Nuevo paciente quedando
ya la historia abierta
Vistas de la agenda
En el modulo “Agenda” podemos encontrar tres diferentes
vistas en la parte superior derecha que son: Día, Semana y Detalle, a
continuación describiremos los procesos que se pueden realizar en cada una de
estas vistas.
DIA:
Esta vista nos permite:
1. Visualizar las citas agendadas en un día en específico el
cual podemos elegir en el calendario que se encuentra ubicado en la parte superior izquierda.
2. Filtrar para visualizar la agenda por un profesional en específico
o por todos los profesionales.
3. Realizar confirmación de citas vía email, SMS y WhatsApp.
Confirmación por correo electrónico se puede hacer uno a uno o de manera masiva.
Confirmación por SMS se puede hacer uno a uno o de manera masiva.
Confirmación por WhatsApp se puede hacer uno a uno, sincronizando WhatsApp web de la línea personal desde la que se desea hacer el envió de mensajes o se puede hacer de forma masiva con la integración con B2chat a través de WhatsApp Business (incluye costos adicionales que deben ser costeados por el cliente)
4. Filtrar por columnas la información requerida.
5. Cambiar los estados de cada cita (ver imagen)
Cambio de estado de la cita
6. Editarla y/o reprogramarla desde el icono de editar 
ubicado en la esquina posterior derecha, si se va reprogramar se debe desmarcar primero la cita actual creada deseleccionando la hora y después seleccionar la fecha y hora de reprogramación
7. Validar el historial de los estados por los que ha pasado
una cita desde su programación informando hora, estado y usuario que realizo el
cambio, desde el icono
Ejemplo:
8. Exportar la información
a Excel desde el icono 
y también imprimirla, en el siguiente icono 
Nota:
Los estados de la cita deben ser modificados de forma
manual, los estados “Confirmada” y “Cancelada” cambian de forma
automática solo si el paciente responde a través del link de confirmación de cita
que se le envió vía email, SMS o WhatsApp, para esto se sugiere estar
actualizando constantemente la agenda desde el icono .
SEMANA
Esta vista nos permite:
1. Agendar nuevas citas desde la opción “Nueva cita”
explicada anteriormente o haciendo clic sobre el día y la hora en la cual va
requerimos la cita así 
, buscamos el paciente en el campo “Paciente” ó seleccionamos la
casilla “Nuevo Paciente” para crearlo de forma rápida, luego hacemos clic en
el botón azul “Adelante”, diligenciamos la información de la cita y por último
hacemos clic en el botón “Guardar”.
2. Visualizar las citas agendadas y espacios
disponibles de todo el rango semanal, permitiendo elegir la semana especifica que
desea visualizar
3. Visualizar los espacios disponibles por recurso físico
o consultorio, seleccionando el que requiera validar disponibilidad.
4. Filtrar la visualización de la agenda por intervalos
de tiempo de cada 5 min (parte superior izquierda), permitiendo así agendar
citas a horas no puntuales y consiguiendo dejar espacios libres entre una cita
y otra. 
5. "Ocultar horario no disponible" marcando esta opción se ocultan horarios en los que no hay disponibilidad ningún día de la semana
5. Puedes filtrar por la agenda de un profesional en específico (parte
posterior izquierda), logrando visualizar la información de las citas en el
rango de tiempo de atención configurado por el profesional
6. Para cancelar citas hacemos clic sobre la información de la cita que
deseamos cancelar, luego se abre un recuadro con la información de la cita, hacemos clic en el botón “Cancelar cita” ubicado en la parte inferior.
Información importante:
* Los horarios disponibles
aparecerán con el siguiente icono de color verde 
* Los
horarios no disponibles aparecerán con el siguiente icono de color rojo 
* Los
horarios con citas ya asignadas aparecerán con la información de la cita(ver imagen anterior), si la
cita cuenta con un estado asignado el color del estado aparecerá de fondo en
la información de la cita.
Nota:
Si se filtra por "Todos los Profesionales" la vista semana se visualizará con su diseño predeterminado que es cada 5 min.
DETALLE
Esta
vista nos permite generar un informe o reporte detallado acerca del agendamiento diario de
citas, existen una serie de filtros que podemos utilizar según la información
que deseemos obtener en el reporte.
Filtros:
Fecha Inicial y final: Intervalo de tiempo del que se requiere generar el informe.
Estado: Si se requiere filtrar las citas marcadas con algún estado en especifico bien sea confirmadas, canceladas, no asistidas, etc..
Recursos físicos: Si se requiere solicitar la información solamente de un recurso o consultorio en especifico en el que se agendo la cita.
Especialidades: Si se requiere solicitar la información de citas de una especialidad especifica.
Profesionales: Si se requiere solicitar la información solo de las citas agendadas con algún profesional en especifico.
Existen 2 opciones para generar el informe detallado de la Agenda:
· Opción 1. Informe generado en el sistema, se puede filtrar por rango de fecha no mayor a
30 días entre la “Fecha inicial” y la “Fecha final”, una vez se elija la fecha hacer
clic en el botón verde “Buscar” ; la información se verá reflejada
en la parte inferior del sistema, la cual puede ser exportada a Excel a través
del siguiente icono
y también impresa
.
Opción 2. Seleccionar la
opción “Generar reporte en Excel” ubicada en la parte superior derecha en color
azul, esta nos permitirá generar un reporte mayor a 30 días, seleccionando la
fecha deseada y también se puede realizar filtros, luego hacer clic en el
botón “Generar” para que el sistema haga el envío de ese reporte, el cual llegaría automáticamente
en formato de Excel al correo del usuario que lo esté solicitando
Nota:
Cuando se dejan los campos en "Seleccione", sin realizar ningún filtro arrojará toda la información existente en el rango de fecha solicitado.
Este articulo fue elaborado por el equipo de Soporte de SALUDDRIVE S.A.S, si fue de gran utilidad en el proceso ejecutado lo invitamos a dejar una manito arriba.