Recibos de caja / Facturas de venta
Premisas:
Se puede emitir un recibo de caja y una factura de venta desde la historia clínica del paciente y desde el módulo administrativo.
El recibo de caja es el que genera el movimiento de ingreso a un flujo de caja, la factura de venta es el documento legal que va asociado al recibo de caja.
El software permite emitir por defecto recibos de caja, si se requiere emitir factura de venta se deberá contar con resolución autorizada en la DIAN, puede ser resolución normal, POS o electrónica y deberá ser sincronizada dentro del software para su uso.
Desde la historia clínica se puede emitir factura de venta a nombre del paciente o también asociar los datos de un tercero para la facturación, es decir, realizar la factura del paciente a nombre de otro tercero.
¿Qué es un recibo de caja?
Es el documento que avala el ingreso de dinero a una clínica o consultorio. Este se genera por cada abono parcial o total que realice un paciente a un plan de tratamiento o por un servicio especial.
Crear un recibo de caja y factura de venta desde la historia clínica
Por medio de la historia clínica solo podremos generar recibo de caja y factura de venta si el paciente tiene planes de tratamiento creados , a través de la opción "Presupuestos & planes de tratamiento" , ya que los presupuestos son de carácter informativo (cotización) y no pueden ser evolucionados o facturados.
La ruta para crear un recibo de caja desde la historia clínica es la siguiente:
1.Ingresamos a un paciente por medio del módulo "Pacientes"
2. Buscamos al paciente por nombres, apellidos o número de documento.
3. Una vez ingresamos a la historia del paciente, seleccionamos la opción "Realizar pago" e ingresamos al plan de tratamiento a facturar por medio del botón verde "Pagar tratamiento" en la columna "Acciones".
4. Seleccionamos el item o los items a facturar que son los procedimientos y/o consultas que se encuentran dentro del plan.
5. Seleccionamos el medio de pago, colocamos alguna observación de ser necesaria y damos clic en la opción "Pagar".
6. El sistema arrojará el recibo de caja y factura de venta (Solo si se tiene resolución configurada) los cuales se podrán imprimir y enviar al correo electrónico en ese mismo momento, también se puede hacer después desde la opción "Histórico de pagos" si es recibo de caja o "Histórico de facturas" si es factura de venta".
Glosario:
- Valor seleccionado: es el valor total que suman los procedimientos y/o consultas seleccionados para el abono.
- Abono parcial: en caso de que el abono sea parcial, debemos ingresar en este campo el valor correspondiente. Teniendo en cuenta que este abono parcial debe cubrir las prestaciones seleccionadas de manera total o parcial.
- Medio de pago: es la forma en la que el paciente realizará al abono al plan de tratamiento. El sistema mostrará todas las formas de pago agregadas en el módulo "configuración
- Observaciones: texto libre, para agregar información adicional, es opcional.
Nota:
El plan de tratamiento debe estar previamente creado, antes de proceder a realizar el pago explicado en los pasos anteriores. Ver más
Datos importantes:
- Si se tiene una resolución de facturación sincronizada al software, al darle clic en "Pagar" el sistema arrojará recibo de caja y factura de venta puede ser de forma automática ambos documentos o se puede configurar para que genere primero el recibo y manualmente se emita la factura en el momento que se requiera, esto dependerá del tipo de facturación que se configure, puede ser Facturación por abono o Facturación manual, leer más abajo.
- Cuando se sincroniza la facturación con una resolución autorizada por la DIAN se podrá elegir alguno de estos dos tipos de facturación:
- Facturación por abono: La cual genera recibo de caja y factura de forma automática cada vez que se reciba un abono.
- Facturación manual: este tipo de facturación genera inicialmente un recibo de caja únicamente y en el momento que se requiera emitir la factura se deberá seleccionar el recibo generado, desde la opción "Histórico de pagos" , seleccionar uno o varios recibos y luego dar clic en la opción "Generar factura", esto puede hacerse desde la historia clínica del paciente o también desde el módulo Administración > opción "Facturación" < opción "Recibo de caja" seleccionando el recibo.
Crear un recibo de caja o factura de venta desde el módulo Administración.
La ruta para crear un RECIBO DE CAJA desde el módulo Administración es:
Módulo Administración > opción "Facturación" > opción "Recibos de caja" > botón verde "+ Recibo de caja".
La ruta para crear una FACTURA DE VENTA desde el módulo Administración es:
Módulo Administración > opción "Facturación" > opción "factura de venta" > botón verde "+ Nueva factura"
La creación de un recibo de caja o de una factura de venta según la ruta mencionada, está dividida en las siguientes secciones:
Datos generales
- Fecha: es la fecha actual de emisión del documento.
- Doctor: campo opcional, cuando se requiera que el documento que se este emitiendo (recibo de caja o factura de venta) vaya a nombre del doctor como emisor del documento y no a nombre de la clínica o consultorio o de lo contrario se puede dejar en "Seleccione" si el emisor será la clínica o consultorio.
Nota:
En los casos donde el documento que se este emitiendo sea factura de venta, se debe contar con una resolución de facturación DIAN autorizada, bien sea que se deje el campo en "Seleccione" tendría que estar sincronizada la resolución a la sede o si se selecciona un doctor, este deberá tener consecutivo propio con resolución de facturación DIAN autorizada.
Datos tercero
- Tercero: es el paciente o entidad a quien va dirigido el recibo de caja.
- Condición de pago: hace referencia al tiempo limite de pago pactado con un tercero.
- Medio de pago: se debe especificar a través de que medio se cancela o recibe el dinero, bien sea efectivo, transferencia, consignación bancaria, e.t.c.
Concepto(s)
- En esta secciones podremos agregar los conceptos a facturar, por el que se va generar el recibo de caja o factura de venta, seleccionamos el botón verde "Nuevo concepto", diligenciando la información requerida.
Opcionales:
Desde recibos de caja podemos aplicar > Retenciones:
- Impuesto: pagos obligatorios que las personas y las empresas hacen al Estado.
- Base: Valor sobre el cuál se descontará el porcentaje del impuesto seleccionado.
Desde Facturas de venta podemos aplicar > Anticipos:
los anticipos son pagos previos que se hicieron antes de crear la factura.
Observaciones:
- Observaciones: texto libre, para agregar información adicional, también es opcional.
Si deseamos visualizar todos los recibos de caja generados tanto desde la historia clínica como del módulo administrativo la ruta es:
Módulo Administración > opción "Facturación" > opción "Recibo de caja" > filtramos por el rango de fecha deseado y podremos visualizar todos los recibos de caja que se hayan emitido en el rango de fecha elegido, también se podrá visualizar los detalles de cada recibo, imprimirlo y/o enviar al correo electrónico registrado del paciente o tercero.
Si deseamos visualizar todas las facturas de venta generadas tanto desde la historia clínica como del módulo administrativo la ruta es:
Módulo Administración > opción "Facturación" > opción "Factura de venta" > filtramos por el rango de fecha deseado y podremos visualizar todas las facturas de venta que se hayan emitido en el rango de fecha elegido, también se podrá visualizar los detalles de cada factura, imprimirla y/o enviarla al correo electrónico registrado del paciente o tercero.