Listas de precios

Listas de precios



Ruta de acceso
Configuración > Lista de precios

Premisas:

  1. En la opción lista de precios se encuentran 3 listas de precios: lista de precios clínicos, lista de precios productos, lista de precios servicios.
  2. Por sede solo es posible asociar una sola lista de precios clínicos.
  3. Si se requiere alimentar RIPS se debe asociar el código cups correspondiente al procedimiento o consulta que se esta creando, esto aplica para la lista de precios clínicos.
  4. Si se desea aplicar descuentos al momento de facturar la prestación, se debe especificar al crear el item marcando la casilla "Permite descuento" se debe también configurar un porcentaje o valor máximo de descuento.
  5. Al adquirir el software en lista de precios clínicos encontrará creada una lista llamada "Principal" no contiene información pero ya se encuentra asociada a la sede actual que va manejar, la idea es comenzar a crear o cargar la información dentro de esta misma.

¿Qué es?
La opción lista de precios nos permitirá crear servicios, procedimientos y/o consultas que se realizan en el consultorio, agrupados por categorías e ítems, estos podrán ser usados en la opción presupuestos y planes de tratamiento dentro de la historia clínica del paciente. 

En esta opción encontraremos tres pestañas
: Es donde creamos los procedimientos y/o consultas a realizar dentro de la clínica o consultorio.

: Es donde creamos los Productos/Insumos de venta al público y/o para consumo interno de la clínica.

: Es donde creamos los conceptos de Pagos/Egresos administrativos que generalmente se hacen a terceros (pago arriendo, servicios públicos, proveedores, e.t.c)

Categorías:
Estas nos ayudan a agrupar y ordenar los ítems, puede nombrarse como categoría las especialidades que se manejan dentro de la clínica o consultorio.

Ítems:
Los ítems son las prestaciones, procedimientos y/o consultas que se realizan dentro de cada especialidad, se usan dentro de presupuestos o en un plan de tratamiento, estos se pueden configurar para aplicar o no descuento, adicionalmente se pueden configurar para que se pague a los doctores por un valor fijo y no por un % configurado a cada doctor. Si la IPS o profesional independiente maneja RIPS, en el código, se debe asignar el código CUPS asociado al ítem.

Lista de precios clínicos
Configuración > Lista de precios > Lista de precios clínicos

La lista de precios clínicos es aquella que nos permite crear los procedimientos, servicios y/o consultas que se realizan a los pacientes; Al adquirir el software e ingresando a la ruta anterior, ya encontramos asociada una lista de precios clínicos llamada "Principal" lo ideal es crear, cargar y/o editar información dentro de esta misma o si lo desea podrá crear una nueva lista de precios, teniendo en cuenta que solo podrá usar una sola lista de precios por sede activa dentro del software.

Crear una nueva lista de precios
1. Para crear una nueva lista de precios clínicos ingresamos a la ruta mencionada anteriormente y seleccionamos la opción "Nueva lista de precios"  .
2. En el campo "Nombre" ingresamos el nombre que deseamos que lleve la nueva lista de precios Ejm: Lista de precios año XXXX, Tarifas XXX .

Editar o crear información en una lista de precios ya existente

1. Para editar o crear información en una lista de precios ya existente como en este caso la llamada "Principal" que viene por defecto al adquirir el software, seleccionamos el icono en color azul de editar .
3. El icono  es para duplicar la lista de precios actual, incluyendo toda la información que contiene.
4. El icono  es para eliminar la lista de precios actual, si esta lista de precios que se requiere eliminar esta siendo usada en alguna sede no permitirá eliminar, primero debe desasociarla de la sede o reemplazarla por otra lista para que le permita eliminarla.

Creación de categorías

Una vez estamos dentro de la lista de precios clínicos habiendo seleccionado crear una nueva lista o editar una ya existente, podemos crear las categorías e items de la siguiente manera:
1. Para crear una nueva categoría, seleccionamos la opción "+ Agregar categoría" 
2. Seleccionamos la pestaña "Editar categoría Nueva categoría"
3. En el campo "Nombre" debemos colocar el nombre de una especialidad de las que se van a manejar o como deseamos nombrar la nueva categoría, el campo comentario es opcional. Ejm 
4. Seleccionamos la opción "Guardar" tanto al crear la categoría como antes de salir de la lista de precios en la parte superior derecha de esta .
5. Una vez se guarda la categoría encontramos los siguientes iconos ubicados a la derecha del nombre de la categoría:
 Se usa para crear un nuevo item dentro de la categoría existente.
 Se usa para incrementar o disminuir los precios a todos los item existentes dentro de esa categoría.
 Es el icono que nos permite editar el nombre de la categoría actual.
 Permite eliminar la categoría actual.

Nota:
Se puede crear 1 o más categorías, las que se requieran.

Creación y edición de nuevos items

1. Para crear un nuevo item seleccionamos el    ubicado a la derecha de la categoría ya creada; otra manera de hacerlo es seleccionando la opción ubicada debajo de la categoría llamada "Agregar un producto a esta categoría" .
2. Código: si se requiere manejar y alimentar RIPS en el software se deberá ingresar el respectivo código CUPS correspondiente al procedimiento o consulta que se va crear, de lo contrario si no se requiere alimentar RIPS o el procedimiento o consulta creado no tiene CUPS (en los casos de algunos procedimientos estéticos que no tienen CUPS) se debe colocar un código cualquiera para control interno únicamente.
                        
  1. En este campo "Código" ya se encuentra el listado de CUPS actualizado de la página del Ministerio de Salud de Colombia podrá filtrar por el nombre del procedimiento o por el código CUPS del procedimiento y/o consulta que requiere crear para una búsqueda más ágil, tener en cuenta que en ocasiones el nombre con el que usted le conoce al procedimiento o consulta que va crear no siempre aparece igual en el filtro de búsqueda, en ocasiones tienen nombres más técnicos o generales para seccional de salud.
3. Nombre: se llenará automáticamente si diligencia el código CUPS en el campo anterior, sin embargo no es obligatorio conservar el mismo nombre, puede reemplazarlo o editarlo, siempre y cuando se relacione con el código asociado.

4. Precio: deberá ingresar un valor sin puntos ni comas, ya que el sistema agregará la comilla automáticamente, en los casos donde no tenga costo puede dejar el valor en 0 pero no debe quedar vacío el campo.

5. Observaciones: es opcional, allí puede agregar información adicional del item que se esta creando si lo requiere.

6. Pago valor fijo a doctores: hay profesionales que se les paga (liquida) por un valor fijo y/o por porcentaje, en este caso si aplica pago por valor fijo al profesional se debe configurar desde esta opción marcando la casilla ubicada en este campo y digitando el valor fijo que se le pagaría si es diferente al que se digito en el campo "Precio". si el pago(liquidación) es por porcentaje véase por favor el manual de Liquidación a doctores.


7. Permite descuento: si se marca esta casilla el sistema le permitirá aplicar un descuento al item actual al agregarlo en el presupuesto o plan de tratamiento, debe especificar un porcentaje o valor de máximo de descuento siento el total del precio o un valor menor al precio si desea que el descuento permitido a la hora de aplicarlo sea inferior al precio.

8, Genera RIPS: esta casilla únicamente se debe marcar en los casos donde se este creando un item con código CUPS porque se requiere alimentar RIPS, de lo contrario debe estar desmarcado.

9: Es consulta: cuando el item que se haya creado sea una consulta de primera vez con su respectivo código CUPS para alimentar RIPS, el sistema marcará por defecto esta casilla, si no esta marcada es porque no es una consulta y no se debe marcar, al igual si es un procedimiento no debe ser marcada.

10. Ver en agenda: Este flag se puede activar en los casos en los que el item que se esta creando se desee visualizar y usar en el módulo agenda, esto quiere decir que si se activa, al agendar una cita desde el módulo "Agenda" o desde la opción "Citas" de la historia del paciente se podrá elegir ese item de consulta o de procedimiento que se esta creando, para saber que se va realizar el paciente y para que se agendo la cita.
  1. Nombre: Por defecto traerá el mismo nombre con el que se este creando el item, sin embargo puede modificarse si desea que en el módulo agenda lleve otro nombre.
  2. Tiempo: Es el tiempo promedio que durará la consulta o procedimiento, al agendar la cita y escoger ese item automáticamente mostrará disponibilidad de citas según ese tiempo, puede ser modificable a la hora de agendar la cita.
  3. Identificador del tipo de cita: Si se requiere alimentar el reporte de oportunidad de citas es indispensable colocar en este campo el código CUPS correspondiente para identificar el servicio por el cual el paciente será atendido en su cita. Esto para poder registrar cada cita agendada con su respectivo identificador, puede colocar el cursor en la pestaña de ayuda y allí podrá visualizar que código corresponde según el item que se este  creando, solo se debe diligenciar este campo si se requiere alimentar el reporte de oportunidad de citas; este campo solo aparecerá si se tiene activo el parámetro "Generar reporte de oportunidad de citas".
  4. Ver en agenda online: Esta casilla se marca en los casos en los que se desea hacer uso del link de agendamiento online dispuesto en el módulo Configuración > opción Datos básicos, al marcar esta casilla le permitirá al paciente elegir el item creado actualmente  (procedimiento o consulta) al agendar su cita de esto dependerá la duración de la misma según lo que se haya configurado.
  5. Cuenta contable: Se marca únicamente en los casos donde el contador o personal encargado requiera alimentar el catalogo de cuentas contables, en este campo se podrá elegir a que tipo de cuenta pertenece la información que se esta creando.
  1. Una vez se termine de diligenciar la información anterior, seleccionamos la opción "Guardar" .
  2. Los campos en asterisco deben ser diligenciados obligatoriamente, los demás son opcionales.
  3. Cualquiera de los datos mencionados anteriormente son editables.
Nota:
  1. La opción "Guardar" se debe seleccionar tanto al crear o editar información dentro de la lista de precios y también antes de salir de la lista de precios en la opción "Guardar" ubicada en la parte superior e inferior derecha.
  2. Puede crear varios items con el mismo código o algún otro dato igual, si así lo requiere, siempre y cuando este relacionando el mismo procedimiento y/o consulta, esto porque algunas veces hay procedimientos que se trabajan en diferentes sesiones y puede variar el costo, en este caso se puede crear varias veces el mismo item con el mismo código y con precio o nombre diferente.

Importar y exportar lista de precios clínicos a través de Excel

En la opción lista de precios clínicos al ingresar a crear o editar una lista ya existente, encontramos la opción "Importar" y "Exportar" ubicada en la parte superior derecha dentro de la lista de precios.
1. Una vez se efectúa la venta del software, el asesor de ventas le enviara al correo electrónico registrado (días antes de la capacitación) una plantilla en formato de excel que deberá diligenciar y ajustar con su información, esta plantilla contiene datos de ejemplo que le servirán como guía para reemplazar por su información, la estructura que contiene la plantilla se debe conservar, es decir, las columnas no deben ser eliminadas, ni se deben insertar más columnas.

2. En este mismo archivo de excel encontrará 3 hojas de calculo, la primera es el formato que deberá reemplazar con su información para el cargue, la segunda hoja llamada "Formatos" es una guía que explica lo que debe diligenciar en algunas columnas y la tercer hoja llamada "Identificadores de tipo de cita" es la guía para diligenciar esta columna en el formato, indica el código correspondiente que debe digitar según el identificador de cita que requiere crear con base a la consulta, esta columna solo se diligencia si requiere alimentar el reporte de oportunidad de citas en el software; no obstante le explicamos que información debe digitar en cada una de las columnas:

Categoría: Es el nombre de la especialidad o especialidades que se manejan dentro de la clínica, la idea es crear los procedimientos y/o consultas, categorizándolos por especialidad o si desea puede asignar otro nombre a la categoría. 

Código: es el código CUPS correspondiente al procedimiento y/o consulta que se va crear, solo en los casos en los que requiera manejar rips, de lo contrario, ingrese cualquier código para manejo interno puede ser alfanumérico.

Nombre: digitar el nombre del procedimiento y/o consulta como desea que aparezca en el tarifario y posteriormente como aparecerá en el presupuesto y/o plan de tratamiento del paciente.

Permite descuento: digite "Si" solo si desea que al procedimiento y/o consulta se le puedan aplicar descuentos a la hora de agregarlo a un presupuesto o plan de tratamiento; si por el contrario no desea permitir que se le apliquen descuentos a ese item digite "No".

Precio: digite el precio que le va asignar al procedimiento y/o consulta, no se debe dejar vacío ni en 0 porque de lo contrario no permitirá cargar el archivo, esto solo sucede con el importe del archivo, desde el software directamente si puede crearlo y/o editarlo en precio 0.

Genera RIPS: digite "Si" solo si el procedimiento y/o consulta se creo con código CUPS; si por el contrario no es un código para manejo interno y no se creo con CUPS digite "No".
Es consulta: digite "Si" solo si es consulta de primera vez y se creo con código CUPS correspondiente; si no aplica lo anterior digite "No".

Ver en la agenda: digite "Si" solo si desea visualizar y usar ese item en el módulo agenda, al agendar una cita desde el módulo "Agenda" o desde la opción "Citas" de la historia del paciente se podrá elegir ese item de consulta o de procedimiento que se esta creando, para saber que se va realizar el paciente y para que se agendo la cita; si no aplica lo anterior digite "No".

Nombre en la agenda: puede digitar el mismo que coloco en el campo "Nombre" o cambiarlo si desea que en la agenda aparezca diferente al agendar al cita del paciente, si digito "No" en el campo "Ver en la agenda" puede dejar este campo vacío.

Tiempo: tiempo promedio de duración de la consulta y/o procedimiento que se esta creando, si digito "No" en el campo "Ver en la agenda" puede dejar este campo vacío.

Identificador del tipo de cita: digite el código según corresponda al identificador de la consulta que esta creando, para esta columna ver la hoja de calculo llamada "identificadores de tipo de cita", si digito "No" en el campo "Ver en la agenda" puede dejar este campo vacío.

Ver en agenda online: digite "Si" solo si desea que el paciente pueda visualizar y escoger ese item en el link de agendamiento online al momento de agendar su propia cita, aparecerá con la información que ingrese en los campos "Nombre en la agenda" y "Tiempo" ; si digito "No" en el campo "Ver en la agenda" puede dejar este campo vacío.

1. Una vez haya diligenciado, revisado y guardado la información anterior puede dirigirse al software a la ruta mencionada anteriormente módulo Configuración > opción Lista de precios > pestaña Lista de precios clínicos.
2. Seleccione el icono de editar  en la lista de precios llamada "Principal" o cree una nueva lista de precios si así lo desea.
3. luego seleccione la opción "Importar" ubicada en la parte superior derecha, allí puede seleccionar el archivo desde los documentos de su PC y realizar el cargue de la información.
4. Si por el contrario lo que desea es exportar a excel la información que ya tiene creada dentro del software seleccione la opción "Exportar".

Nota:
  1. Si digita "No" en toda la columna de "Ver en la agenda" puede dejar las columnas siguientes vacías, sin eliminarlas; si digita "Si" deberá diligenciarlas todas.
  2. Para el cargue de la información no puede haber ningún campo vacío.
  3. La columna categoría, código, precio y nombre se pueden repetir en el archivo, en el caso del código se sugiere repetirlo solo si se esta hablando del mismo procedimiento y/o consulta o relacionado ya que esta será la base para alimentar los RIPS. 
  4. Cualquiera de los datos mencionados anteriormente son editables directamente desde el software o también puede exportar la información que haya cargado o creado en el software, actualizarla desde el excel e importarla de nuevo.

Lista de precios productos

Configuración > Lista de precios > Lista de precios productos
A través de esta lista de precios es donde creamos los Productos/Insumos de venta al público y/o para consumo interno de la clínica o también aquellos que se requieren incluir al inventario, la otra ruta para crearlos es desde el módulo Administración > inventario > opción "Productos" > "Nuevo producto"

Para crear un nuevo producto y/o insumo desde lista de precios productos debemos seguir los siguientes pasos: 
 Ingresar al módulo Configuración > opción Categorías inventario> "Nueva categoría"

Diligenciar únicamente los datos en asterisco(*) los demás son opcionales, solo si se cuenta con dicha información.
Ingresar a la ruta: Configuración  > Lista de precios > Lista de precios productos 
Seleccionar la opción "Nuevo producto"