Como usar el módulo de caja / Abrir Caja / Cerrar Caja / Arqueo de Caja / Mi Caja / Cierres simulados / Bancos
En el módulo de caja se registran los movimientos (ingresos, egresos, traslados, anulaciones) efectuados en un periodo de tiempo por cada usuario.
El nombre de la caja corresponde al nombre del usuario que la abrió.
Se pueden tener varias cajas abiertas, siempre y cuando sea de diferentes usuarios, un usuario solo puede tener una caja abierta a su nombre
Una caja se puede abrir de forma automática realizando un movimiento (por ejemplo, recibiendo un pago), también se puede realizar la apertura de una caja de forma manual.
Los dineros al momento del cierre de caja se deben trasladar a los bancos.
la información de las cajas y bancos puede ser exportada a excel a través del siguiente icono
El banco es el lugar donde se traslada el dinero recaudado en los cierres de caja para control interno, no hace referencia a un banco real o en el que se puedan hacer transacciones reales.
La ruta para crear un banco es la siguiente:
Modulo “Configuración” > Bancos.> Nuevo Banco.
Para crear el banco debemos diligenciar la siguiente información:
Nombre: nombre del banco, puede llevar el nombre de un banco real o un nombre personalizado.
Número de cuenta: es un campo opcional, solo será para manejo interno.
Medio de pago: siempre se deberá seleccionar "Efectivo", no influirá a la hora de trasladar dinero en otro medio de pago.
Valor: si se desea comenzar el banco con algún valor en especifico o desde 0.
Fecha: por defecto adoptará la fecha de creación del banco.
Descripción: texto libre, para agregar información adicional, es opcional.
Es la ventana que visualizaremos de forma predeterminada una vez ingresamos al modulo caja, también podemos ingresar a ella desde la opción “cajas abiertas” ubicada en la parte posterior izquierda; en esta opción se pueden visualizar las cajas que se encuentren abiertas, en la tabla donde esta listada la información de cada una de las cajas podremos visualizar la siguiente información de forma detallada.
- Nombre de la caja : Nombre del usuario al cual pertenece la caja.
- Fecha de apertura: fecha y hora de apertura de la caja abierta actualmente.
- Base actual: valor en efectivo con el que inicio o se abrió la caja.
- Saldo inicial: valor de primer transacción o movimiento realizado en la caja abierta actualmente.
- Acciones: en esta columna acciones encontrara los siguientes iconos
Fecha: fecha y hora del movimiento.
Nombre Tercero/Banco: nombre del tercero (paciente, persona natural o jurídica) o banco a nombre de quien se emitió el documento.
Documento: tipo de documento que se generó recibo de caja, egreso, anulación, traslado.
Valor: valor por el cual se efectuó el movimiento.
Medio de pago: medio de pago en el cual se realizó el movimiento.
Acciones: vista previa del documento realizado.
Cierre
de caja
Una vez realizada la simulación de cierre, podemos proceder a
realizar el cierre de caja. Seleccionamos el botón “Cerrar” ubicado en la parte
superior.
Los valores traslados al momento de realizar el cierre de caja deben corresponder a la totalidad del dinero que se encuentra dentro de la caja.
El dinero de la caja se puede distribuir de la manera deseada a cada uno de los bancos, siempre y cuando coincida con el medio de pago correspondiente.
En esta opción se pueden visualizar las cajas que han sido cerradas por todos los usuarios,
en la tabla donde esta listada la información de cada una de las cajas podremos
visualizar la siguiente información de forma detallada.
Caja: nombre del usuario quien abrió y manejo la caja.
Fecha de apertura: fecha y hora de apertura de la caja.
Fecha cierre: fecha y hora del cierre de la caja.
Usuario cierre: nombre del usuario que realizó el cierre de la caja que puede ser el mismo usuario que la abrió u otro usuario diferente.
Ingresos: recaudo total sumando el valor de los egresos.
Egresos: valor total de los egresos efectuados al momento del cierre.
Base inicial: valor en dinero con el cual inicia la caja al momento de su apertura.
Saldo de cierre: recaudo total menos los egresos, valor que se traslado a los bancos al momento del cierre de caja.
Diferencia: se puede observar si se cerró la caja con algún valor de diferencia.
Acciones: icono detalle para visualizar todos los movimientos de la caja.
Para visualizar la información de la tabla completa y visualizar el icono se debe desplazar la barra ubicada en la parte
inferior de la tabla hacia el lado derecho.
·
En
las Cajas que se encuentran cerradas con diferencia (descuadre) visualizaremos
la información resalta de color rojo.
En esta opción encontraremos el detalle de la caja actual para el usuario que la consulta.
En esta opción podremos visualizar el historial de todos los cierres simulados realizadas en el sistema por los diferentes usuarios.
Sede: nombre de la sede o sucursal donde se efectuó la simulación de cierre .
Caja: nombre del usuario al cual pertenece la caja que se simulo.
Fecha apertura: fecha y hora de apertura de la caja.
Valor ingresado: valor ingresado al momento de realizar la simulación.
Valor en caja: valor registrado en la caja del sistema.
Diferencia: diferencia entre el valor en caja y el valor ingresado al momento de realizar la simulación.
Bancos: Nombre del banco.
Fecha de apertura: fecha y hora de creación del banco.
Numero de cuenta: aparecerá el numero de cuenta si este se agrego al momento de la creación del banco.
Saldo: dinero que se encuentra ingresado al banco dentro del sistema.
Acciones: ingresar para ver a detalle todos los movimientos efectuados en el banco.